RFP  چیست و نحوه تهیه آن چگونه است؟ - پایگاه خبری پارس نماد

RFP  چیست و نحوه تهیه آن چگونه است؟ - پایگاه خبری پارس نماد

تاریخ انتشار: 1403.05.04
زمان مطالعه: 5 دقیقه

شرکتهای بزرگ، پروژه های خرید کالا یا خدمات مورد نیاز خود را به پیمانکاران و فروشندگان واجد شرایط میسپارند. پیمانکاران برای انجام این پروژه ها نیاز به طرح پیشنهادی از سوی کارفرما دارند. طرح پیشنهادی یک برنامه منسجم، دقیق و برنامه ریزی شده است که مسیر را برای پیمانکار مشخص میکند. به این طرح و برنامه پیشنهادی از سوی کارفرما RFP   گفته می شود.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص مفهوم RFP   و شیوه تهیه و تنظیم آن تا انتهای این مقاله همراه پارس نماد باشید.

مفهوم RFP

RFP  (مخفف Request For Proposal) به سندی گفته می شود که تمام جزییات و مشخصات پروژه را شرح می دهد. RFP  در زبان فارسی تحت عنوان " درخواست برای یک پیشنهاد " است که معمولا در معاملات و مناقصات بزرگ کاربرد دارد. آر اف پی بیشتر توسط نهادهای دولتی برای دریافت خدمات با کمترین قیمت استفاده می شود.
کارفرما با استفاده از ابزار Request For Proposal خواسته خود را به طور کامل مطرح میکند و در اختیار فروشنده یا پیمانکار قرار می دهد. شرکت کارگزار با مطالعه آر اف پی  که حاوی نقشه ها، طرح ها و برنامه های کارفرماست، توانایی خود را نسبت به چارچوب مشخص شده ارائه میدهد. اگر آر اف پی مربوط به مناقصه باشد، پیمانکار باید علاوه بر ارائه بهترین راه حل برای انجام پروژه، کمترین قیمت را نیز پیشنهاد دهد. در غیر اینصورت برنده مناقصه نخواهد بود.

محتوای سند RFP
سند آر اف پی برای همه پروژه ها یکسان نیست و استاندارد خاصی ندارد. این سند با توجه به فعالیت شرکت متقاضی و نوع پروژه تنظیم میشود.
اما به طور کلی یک سند آر اف پی در بردارنده این موارد است:
•    خلاصه ای از شرح پروژه و برنامه عملیاتی
•    الزامات و ضروریات پروژه
•    معرفی و خلاصه ای از فعالیت شرکت متقاضی
•    جدول زمان بندی پروژه
•    بودجه انجام کار
•    قالب و فرمت مورد تایید برای ارائه پیشنهاد مناقصه گر
•    نتایج مورد انتظار کارفرما از انجام پروژه

مراحل تهیه و عرضه RFP تا انتخاب بهترین پیمانکار
1. شرکت کارفرما سند RFP را با توجه به پروژه خود تهیه میکند. این سند علاوه بر اعلام نیاز باید جزییات و مشخصات کامل خدمت یا محصول مورد تقاضا را دربرگیرد.
2. در این مرحله Request For Proposal از طریق ارسال ایمیل، صفحه وب و یا رسانه های جمعی منتشر و به اطلاع متقاضیان میرسد.
3. شرکت های کارگزار آر اف پی را بررسی و طبق چارچوب تعیین شده پیشنهاد فنی خود را طراحی می کنند. برگ برنده پیمانکار در ارائه یک پروپوزال اصولی است. این پروپوزال علاوه بر رفع نیاز کارفرما میتواند نقاط قوت و پیشنهادهای تکمیلی را برای برنده شدن در مناقصه داشته باشد.
4. سازمان دولتی یا شرکت کارفرما پیشنهادهای فنی ارائه شده را بررسی میکند. در صورتی که هر کدام از پیشنهادها سه شرط: ① رفع نیاز پروژه، ② هم تراز بودن با استانداردهای سازمان و ③ قیمت مناسب را داشته باشند انتخاب خواهند شد. در این مرحله ممکن است به صورت همزمان پیشنهاد فنی تعدادی از داوطلبان مورد تایید مناقصه گزار قرار گیرد. بنابراین کارفرما براساس روش های امتیازدهی، فهرستی از داوطلبان منتخب تهیه میکند که به آن لیست کوتاه گفته میشود.
5. اگر مناقصه به صورت محدود باشد، قیمت پیشنهادی افراد لیست کوتاه دریافت خواهد شد تا شخصی که پایین ترین قیمت را ارائه داده به عنوان برنده اعلام گردد. ممکن است صاحب پروژه برای ارزیابی متقاضیان با هر کدام از آنها به صورت حضوری به مذاکره بپردازد تا از میان آنها پیمانکار برتر را انتخاب کند.
6. در مرحله بعد با برنده مناقصه جلسه حضوری برگزار میشود تا دو طرف معامله جزییات و ابعاد مهم پروژه را بررسی کنند. پس از توافق همه جانبه و اصلاحات لازم، قرارداد همکاری منعقد میگردد.
7. در آخر، پیمانکار با توجه به زمانبندی تعیین شده زیر نظر کارفرما پروژه را آغاز  میکند.

فرمت کلی آر اف پی
قالب کلی یک سند Request For Proposal باید حاوی موارد ذیل باشد:
•    عنوان
•    مقدمه و شرح کلی پروژه
•    تاریخچه شرکت
•    الزامات و اهداف پروژه
•    بودجه تخصیص داده شده
•    بازه زمانی
•    موانع
•    لیست سوالاتی که متقاضی باید پاسخ دهد.
•    ملاک انتخاب پیمانکار
•    دستورالعمل های پیشنهادی
•    راه های ارتباطی

تفاوت RFP و پروپوزال
RFP  مجموعه اسنادی است که شرکت کارفرما به صورت عمومی منتشر میکند. آر اف پی شرح می دهد صاحب پروژه به چه نوع خدماتی نیاز دارد و مشخصات کالای مورد نظرش چیست. اما پروپوزال یک سند تجاری است که شرکت کارگزار با استناد به آر اف پی به کارفرما پیشنهاد می دهد. به پروپوزال ارائه شده توسط پیمانکار در مناقصات، پیشنهاد فنی مناقصه گفته می شود.

تفاوت RFP و RFQ
RFQ درخواست برای پیشنهاد قیمت است. یعنی شرکت کارفرما فقط به دنبال دریافت بهترین و ارزان ترین پیشنهاد قیمت برای انجام پروژه خود می گردد. RFQ صرفا دید تجاری و مالی نسبت به استعلام و مناقصه است، اما RFP وسیع تر از RFQ میباشد. آر اف پی علاوه بر درخواست پیشنهاد قیمت، یک سند جامع در توضیح خواسته ها و جزییات پروژه است. زمانی که یک سازمان دولتی اعلام آر اف پی میکند در پی یافتن پیمانکاری است که بهترین راه حل را برای رفع نیازهای سازمان ارائه دهد. این نوع پروژه ها پیچیده تر و حساس تر هستند و البته سود بیشتری برای پیمانکار خواهند داشت. اما RFQ یا درخواست برای پیش فاکتور در بعضی مناقصات کاربرد دارد که شرکت کارفرما فقط به دنبال پایین ترین قیمت است. 
مزایای RFP 
•    انجام عملیات به صورت سازمان یافته و برنامه ریزی شده
•    دسترسی به تعداد زیادی پیمانکار و فروشنده
•    صرفه جویی در زمان و هزینه
•    دریافت راه حل های متنوع برای انجام پروژه

کلام پایانی
سند RFP  به کارفرما این امکان را میدهد به جای اینکه در پی یافتن پیمانکار باشد، با اعلام نیاز، افرادی را جذب نماید که به موضوع پروژه واقفند و توانایی ارائه راه حل های مفید را دارند. به طور کلی آر اف پی کمک میکند پروژه ها دقیق، سریع و سازمان یافته پیش بروند.
* پیشنهاد ویژه: متقاضیان شرکت در پروژه های پیمانکاری برق، مخابرات، ساختمان سازی و... میتوانند ضمن ثبت نام در سایت پارس نماد به هزاران آگهی مناقصه، استعلام و مزایده دسترسی یابند و به صورت رایگان از وبلاگ های آموزشی سایت بهره مند گردند.
مزایده امروز